21/08/2012
「溫馨」提示的技巧
「Oh my God! 我忘記提醒老板們明早開會!」臨近放工時間,同事才驚覺忘記寄個提示電郵(reminder email)給老板們。
我說:「現在寄太遲,打個電話給他們的秘書好了,直截了當。」
一提再提、三催四請,也是你的工作責任。遲了,甚至忘記提醒,就是你漏招。活動牽涉愈多老板就要愈早約定,另於活動一星期或數天前寄個提示電郵給老板及其秘書。
現在不少人將任何提示均稱為「溫馨提示」,商業社會講求效率,事情不重要,哪會浪費精力時間再三提醒﹖需要提醒的,本身就重要非常,例如追交報告、費用等。又有不少人將「溫馨提示」直譯為warm reminder,被人催促,怎會暖在心頭,硬套上「溫馨」二字,實在骨痺。
英文通常稱這類提示為friendly reminders或gentle reminders,用客氣的語調提醒重要事情,以免顯得硬倔無禮貌,迫得太緊。
內容方面,應簡短說明甚麼事(what)及何時(when),記得reminder emails必須連同原本的電郵一併寄出,不用更改原先電郵的主旨。以下有幾個適用於不同情況的reminder emails供參考。
例一,提醒老板出席活動(必須副傳其秘書):
Dear xxx
Kindly be reminded to attend the opening ceremony of xxx.
Date: 24 Aug (this Fri)
Time: 2-3pm
Venue: Hall 5E, HKCEC
Best regards
xxx
例二,原本約定同事今天交文件,但遲遲未收到,估計同事或需更多時間完成:
Dear xxx
Just a friendly reminder to submit your sales report today. If there will be a delay, please let me know when I can expect to receive it. Thank you.
Regards
xxx
例三,提醒顧客繳費,須明言再逾期會終止服務:
Dear xxx
It is noted that you have not paid your outstanding account of HK$210 for your subscription to our online magazine. Please settle the amount before 3 Sep 2012. Otherwise, the subscription will be discontinued.
Thank you for your attention.
Yours sincerely
xxx
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