中國特色的方針管理

　　在1965年，日本的品質管理運動方興未艾。石橋牌車胎公司希望贏得品質管理最高榮譽的戴明獎，故此分析多年來得主的共通點，結果發現他們很多都會用到一種稱為方針管理的思維。

 

　　方針管理的第一個特色是計劃書只有一頁紙。上半頁描寫出形勢分析的要點，下半頁的左邊寫下計劃的目標及衡量是否達標的方法。下半頁的中部是達標所需要的策略 (Winning Strategy)，這個策略由幾個只有寥寥數字的行動綱領所組成，留下空間讓負責執行的人，在不斷變化的處境中隨機應變。這一頁紙包括了強弱機危 (SWOT)的形勢分析、設立在一定時限內要達到的目標、和達標所需要的行動。因為所有想法都在一頁紙上 (Thinking on Paper)，一目了然，分析、目標、行動三者的因果連繫更清楚，若有漏洞極易被發覺及被糾正，令計劃的破綻減到最少。

 

由Top Quality Engineering 所撰寫的方針管理教材

 

　　方針的第二個特色，是每個行動綱領都起碼有一個關鍵績效指標去衡量行動是否達標，放在下半頁的左邊 。而每個需要負責行動及相關指標的經理，都可以將責任分配給下級經理，這樣一級級的串聯下去直至前線員工，令整個機構的方向及步伐都能調校一致。這種果效在商界沒有甚麼大不了。但在社福界卻是很少做得到。
 

　　方針的第三個特色是它的檢討方法 。在每次計劃檢討中，每個行動綱領都會根據進度，被評為符合預計進度而貼上綠點、稍為落後的貼上黃點、需要盡力追趕的貼上紅點。這種用上紅黃綠交通燈作為顯示的處理，也是令人一目了然的哲學。全部是紅點當然不好；但全部綠點也被認為是不好的，因為這代表當初沒有將目標績效推到極限。最好的圖案應該是大片綠點、兩三點黃、一點紅 。雖然如此，負責人仍然要盡力將黃點紅點變綠。
 

　　這種綜觀全局，然後以寥寥數字點出致勝策略或目標的能力，正是中國人的特色。而方針管理的日文Hoshin Kanri，也是來自漢語方針管理的音譯。在1977年，美國惠普在日本的合資企業，將方針管理帶回美國總部，然後再由美國傳到世界各國。數十年間，愈來愈多跨國企業採用方針計劃、方針的模板 (Template)不斷演變以切合不同需要、研究方針作為策略規劃的學術文章的亦愈來愈多。
 

　　雖然在商界已經流行多年，但基於種種原因，方針管理用在香港的NGO中，卻是近年才開始的事。在資源日漸緊絀下，社工也有需要掌握多方面技能，加入管理技巧，包括如何運用數據，量度服務的社會效益，比較相同服務不同路向的成本效益，從而爭取企業或家族慈善基金會的捐獻或贊助。

 

我和鄭耀彤先生將會推出的新書，內裏將有兩個章節講述方針管理和社會效益評估

 

　　第十屆社企民間高峰會將於11月5至10日舉行一連串精彩活動。其中一連兩天的國際會議將於11月7日至8日假香港會議展覽中心舉行。我屆時將會主持其中一個環節，名為「社會服務數據攻略」，邀得香港小童群益會的兩位代表，向會眾分享他們採用方針管理的經驗，再聯同另外兩位NGO代表，討論方針管理以及數據評估用在社會服務上的好處和困難，各位有興趣的朋友，歡迎報名參加，到時一起討論。各位來蒞參加的朋友，更可以拿到我和鄭耀彤先生的新書   ’Managing Break Even Time”，當中會有兩個章節講述方針管理和社會效益評估，相信會令大家對這些管理方法有更深入的認識。

 

　　本文章由豐盛社企學會會長紀治興先生撰寫提供

 

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