• |
  • 極速報價
  • |
過往專欄
商務英語
教材攻略。學得要精趣味投資法暢所欲妍HR唔易做辦公室政治論盡中港台時事要聞圖窮秘現中環人金錢世界呈分試 你要知小事大意義全城聚焦點政•漫料理NatFix我家私房菜素心Cook心理攻防戰綠路閑人好書看多點Pris形象教室形象UP!保哥快趣煮Green Monday看透生死親子語我要初創政策.正察跳躍中國時空筆記留心站財玄廣進點歷史看真點時勢造網紅Online有話兒DR-Max 一點就明Bella vita 美好生活iMoney 熱點Talk Of The Town活得健康點親子芬享不藥而癒人生燦爛點凱文隨筆尋寶島盛衰關鍵國金與投資留給囝囝IC理財打工秘笈樂活人生SME 解密「港」創業‧談管理心靈加油站「男」言之隱滾蛋吧,腫瘤花生味辦公室健康透視抗癌煮意知‧解醫學創業兵團匯對達人容我細說言歸政傳政經頑石不低頭為理發聲郎旋風薰香療法男士診症室抵玩自助遊句句有骨星座命理念力•氣功手機應用tips睛益求精嚴浩 LIKE!見微知著跟著陶冬找美食數碼潮人廣告有晴踏出退休第一步識食•惜食有種CEO叫做莊潮爆網事羅湖橋兩邊娛樂酷辣辣思歪思正十萬八千里樂本健‧教室特首選舉趣食60秒入廚101觀自然•觀香港有種生活政本清源心筆在妍維基解碼IT戰國誌煮酒論政今日趣聞馬壇.誌趣星期二周融愛瘋Apps美美道來大國崛起智醒日誌@中小企「營」刃而解Smart Buying甜品工房Education Calculator家事法庭升學信箱新手媽媽怪獸父母營營樂樂親子專題財富非常道謝國忠看勢獨唱團京城近觀原來如此乾坤挪移街坊食神Keyman森巴舞睇波LU文化導遊精神解碼抗癌兵團有營生活吾道崢廣見聞名家名畫商務英語型品薈我心中的米芝蓮歐洲直擊旅途中食得喜Leadership Coaching一哥教攝影心晴百態乳你同行專科專論人愛衣裝Word Discovery科技趨勢愛情故事投資達人政治擂台藝術投資秘笈抗癌點滴寵物情緣淘寶lization電影一線網絡鬼故主.管微博一分鐘管理娛樂有理進攻SAT古今名錶政‧經‧女人The Beauty Factor議會內外石油戰爭男女情色談金說匯風水環境學細味建築Green Hong Kong星光伴我行我吃過的米芝蓮A+孩子上海觀察京城札記鐵娘駕到食客三千創富新思維海外升學信箱Today's Web藝術投資世界在讀什麼-雷美華潮得起Business English飛越地球村紅酒情報職場物語股場琦手鑽石媒人Mei Ling好愛情‧壞愛情性治療師手記名牌女王嶺南人語醫美正當時黃金時代醫美正當時一份好工美麗不妥協上班纏下班逅

16/10/2012

一封有效的電郵,必須目標為本

  • 收藏文章
  • Ally

    Ally

    最漂亮英文專業試老師。自小熱衷鑽研英語、分享心得,酷愛研究遣詞用字、文法活用,討厭硬記生吞詞彙生字、死記爛背文法規則。自有一套獨特的英語教學方法——「語境技巧」(Context Approach) ,著重語境理解及語文邏輯,達到有效表達和溝通。

    商務英語

  每天收到的電郵不下百個,當中不少令人摸不著頭 - 為甚麼發這個電郵給我﹖想我怎樣﹖與我何干﹖若果是以副本(Cc)形式收到,當然明白只要知悉電郵內容便行。不過,有時作為收件人,也會一頭霧水。說到底就是寄件人沒有說明目的,清楚指出收件人需要採取甚麼行動。

 

目標為本

 

  寫電郵,跟撰寫文章一樣,必須基於寫作目的(purpose of writing)。單純資料的電郵,若非與錢銀職位前途悠關,很易被人忽略。大部分商務電郵都是為了達到某種目的而發出,所以應該寫明收件人需要採取甚麼行動,千萬不要假定收件人會自動波。

 

  電郵清晰明確,可免收件人來電查詢,一兩人還好解釋,幾十人的群組郵件怎招架得了。在目標為本的大前提下,養成考慮5Ws+1H的習慣,即是Who? What? When? Where? Why?和How? 考慮這六點,說明收件人需要採取甚麼行動,以確保收件人清楚明白。例如:

 

Dear Helen,

 

  My draft proposal on the game design is attached for your comment. Feel free to discuss when we meet on Friday at 3pm in your office. See you!

 

Regards

Roy

 

  這篇電郵簡單明確交代Helen收到電件及附件後,需要採取甚麼行動,如何、何時及何地回應,一目了然。

 

  “for …”是商務電郵常用以表示目的寫法,例如,for your consideration、for your review、for your follow up、for your information、for your reference等,最後兩個更多以簡寫FYI及FYR表達。時而會看到for your perusal這樣矯揉造作的用字,想訊息直接有效傳遞,措辭應樸實清晰,這個可以for your review代替。

 

  話明是叫人採取行動,怎少得直接到位的動詞。商務電郵往來,在動詞前加上Please以示禮貌便可。例如,Please complete and return the attached reply slip to John by email before 25 Oct (Thu).

 

  若不幸遇著同事一提再提都動也不動,還有絕招——將電郵Cc上司,連同先前三催四請的電郵一起發。除了借上司的威嚴令同事立刻採取行動,目的顯然是要告狀,希望他日後不再阻著地球轉,快快把工作完成。

 

  一封有效的電郵,必須目標為本。

 

 

 《經濟通》所刊的署名及/或不署名文章,相關內容屬作者個人意見,並不代表《經濟通》立場,《經濟通》所扮演的角色是提供一個自由言論平台。

想要獨家投資理財Tips?即Like etnet 全新Facebook專頁► 立即讚好

我要回應

版主留言

放大顯示
師傅靈靈法
最緊要健康
精選文章
  • 生活
  • DIVA
  • 健康好人生
專業版
HV2
精裝版
SV2
串流版
IQ 登入
強化版
TQ
強化版
MQ